Uitleendienst geluid- en lichtmaterialen

De gemeentelijke jeugdraad van Kuurne stelt materiaal voor ontlening ter beschikking aan

• DOELGROEP: Gemeentebestuur (met uitzondering van gemeentelijke diensten of samenwerkingen van externe organisaties met het gemeentebestuur)
• DOELGROEP 1: Jeugdverenigingen aangesloten bij de Kuurnse jeugdraad
• DOELGROEP 2: Kuurnse Scholen
• DOELGROEP 3: Organisaties niet aangesloten bij de Kuurnse jeugdraad en individuele jongeren
• DOELGROEP 4: Individuele Ontleners

Tijdsduur

Materiaal wordt standaard uitgeleend per tijdseenheid van 5 dagen. De huurprijs omvat een basisbedrag voor deze 5 dagen. Mits afspraak kan er ook voor een langere periode gehuurd worden.

Waar?

Het secretariaat en materiaal van de uitleendienst is ondergebracht op de jeugddienst

Hoe aanvragen?

Alle aanvragen dienen gericht aan de jeugddienst te Kuurne met behulp van een aanvraagformulier.  Elke aanvraag moet ondertekend worden door een meerderjarige. De reservatie is pas definitief als de aanvrager een bevestiging heeft ontvangen.

• aanvraagformulier doelgroep 1.xls
• aanvraagformulier doelgroep 2.xls
• aanvraagformulier doelgroep 3.xls
• aanvraagformulier doelgroep 4.xls

Wanneer aanvragen?

• Doelgroep 1: maximum 1 jaar voor de datum van gebruik en minimum 7 dagen voor de datum van gebruik.
• Andere doelgroepen: maximum 3 maand voor de datum van gebruik en minimum 7 dagen voor de datum van gebruik.

Bij de behandeling van de aanvragen wordt prioriteit verleend volgens de datum van aanvraag.

Afhalen en terugbrengen

Al het materiaal dient op eigen kosten te worden afgehaald en teruggebracht. Het vervoer van het ontleende materiaal moet gebeuren in een gesloten vervoermiddel.
Afhalen en terugbrengen van het materiaal kan enkel op de afgesproken dag.

• ndien het materiaal niet tijdig wordt teruggebracht, wordt er per dag een boete aangerekend van 50% van het basisbedrag.
• indien toebehoren (= materiaal dat niet apart gehuurd kan worden. Vb. snoer, afstandsbediening, …) van het materiaal ontbreken, wordt de waarborg niet teruggegeven en krijgt men 2 werkdagen de tijd om het materiaal alsnog terug te brengen.
• Indien het materiaal en/of toebehoren daarna nog niet werd terugbezorgd, wordt de vervangingswaarde aangerekend.

Huurprijs

De ontlener dient de vastgestelde huurprijs te storten op rekening van de jeugdraad, minstens 1 week voor de ontlening. Bij de afhaling van het materiaal dient een bewijs van die betaling te worden voorgelegd. Men kan materiaal langer huren dan de standaard uitleentijd van 5 dagen. Dit moet op
voorhand afgesproken worden. Per dag bedraagt het tarief van deze verlenging 10% van het basisbedrag. Als een tweede volledige periode van 5 dagen ontleend wordt, dan moet opnieuw het basisbedrag betaald worden.
Het basisbedrag is in principe 2 % van de nieuwwaarde van het materiaal. Dit geld wordt besteed aan eigen herstellingen en onderhoud van het materiaal en voor de uitbreiding van het uitleenbestand.

Waarborg

De waarborg per ontlening bedraagt maximum € 150.
De waarborg wordt:

• op voorhand gestort, samen met het huurgeld op rekening van de uitleendienst
• of cash betaald bij het afhalen van het materiaal

De waarborg wordt teruggestort of teruggegeven nadat het materiaal volledig gecontroleerd wordt en indien het materiaal onbeschadigd en volledig wordt terugbezorgd. De kosten voor het herstellen van beschadigd en/of vervangen van ontbrekend materiaal worden in de eerste plaats afgehouden van de waarborg. Indien het bedrag van de waarborg niet volstaat, wordt een factuur opgestuurd voor de rest van het bedrag.

Doorverhuren

De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materiaal in geen geval verder aan derden uit te lenen of te verhuren. De aanvrager is tevens gebruiker of minstens mede-organisator van de manifestatie waarvoor het materiaal gehuurd wordt. Een vereniging kan dus geen materiaal aanvragen voor individuele personen of andere organisaties. Hier kan schorsing en een boete (50% per dag op het basisbedrag) het gevolg zijn. Bij gegronde twijfels kan de jeugdraad/jeugddienst het ontleende materiaal op elk moment terugvragen, en de vervoerskosten daaraan verbonden recupereren van de nalatige ontlener.

Beschadigingen, diefstal of verlies

Eventuele beschadigingen, diefstal of verlies van het materiaal komen ten laste van de ontlener. Deze kosten dienen betaald te worden maximum 1 maand na postdatum van de onkostennota. Bij schade wordt de herstellingswaarde aangerekend. Indien de herstellingswaarde hoger ligt dan de vervangingswaarde, wordt de vervangingswaarde aangerekend. Bij schade die niet bij controle merkbaar was en slechts na gebruik tot uiting komt, kan de uitleendienst, mits er voldoende bewijzen zijn, schadevergoeding van de verantwoordelijke lener eisen.
Bij diefstal van geleend materiaal dient onmiddellijk aangifte gedaan te worden bij de politie. Afschrift van deze aangifte dient zo spoedig mogelijk te worden bezorgd aan de jeugddienst.

Schorsing of uitsluiting

Bij herhaaldelijke beschadiging of tekortkomingen kan de betrokken organisatie of persoon geschorst of uitgesloten worden. De algemene vergadering van de jeugdraad kan hierover beslissen na advies van de jeugddienst. Zelf herstellen (of veranderingen aanbrengen) van het ontleende materiaal is verboden. De
verantwoordelijke van de uitleendienst krijgt op elk ogenblik toegang tot het materiaal.

De ontlener is verplicht de jeugddienst in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij de ontleende toestellen. Bij het afhalen van het materiaal dient de ontlener zich te vergewissen van de staat van het ontleende materiaal. Elk toestel en al het materiaal wordt bij de ontlening als bedrijfsklaar beschouwd en alle vastgestelde tekortkomingen na de ontlening worden aangerekend aan de ontlener.

De jeugdraad/jeugddienst kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en /of andere
schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.

Als materiaal door de uitleendienst niet op de voorziene datum kan ter beschikking gesteld worden door overmacht, kan haar geen schadevergoeding worden opgelegd. De uitleendienst zal de kandidaat-gebruiker hiervan verwittigen.

Wie materiaal ontleent, verklaart zich akkoord met bovenstaand gebruiksreglement en verbindt zich ertoe het materiaal te hanteren volgens de afspraken en/of handleiding.

De jeugdraad kan het gebruiksreglement altijd aanpassen en/of veranderen indien nodig.

Laatste aanpassing 18 april 2008