Huur en gebruik culturele infrastructuur

• Gemeentebestuur:
  Het Kuurnse gemeentebestuur, bestaande uit de Kuurnse gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen.
• Gemeenschapscentrum:
  Verzameling van de culturele infrastructuur door de gemeente beheerd met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit.
• Beheersorgaan:
  Het orgaan dat als opdracht heeft het gemeentebestuur bij te staan bij het beheer van het gemeenschapscentrum, volgens de regels vastgelegd in het organiek reglement, goedgekeurd in de gemeenteraad van 7 mei 2007
• Evenementencoach:
  Het gemeentelijk personeelslid dat belast is met het beheer en de promotie van de culturele infrastructuur, en de begeleiding van het feestgebeuren in Kuurne in het algemeen en de organisatoren in het bijzonder.
• Culturele infrastructuur:
  Gemeentelijke zalen en gebouwen die aan het socio-culturele verenigingsleven, individuele burgers of aan bedrijven ter beschikking wordt gesteld voor het inrichten van allerlei activiteiten en evenementen.
• Adviesraad:
  Elke vergadering van personen, ongeacht hun leeftijd, die door de gemeenteraad wordt belast een advies te formuleren over één of meer beleidsvraagstukken. Het betreft de jeugdraad, seniorenraad, cultuurraad, sportraad, milieuraad, noordzuidraad, gecoro, handelscommissie en de verkeerscommissie.
• Vereniging:
  Groep van vrijwilligers samengebracht rond een bepaalde activiteit of doel zonder commercieel oogmerk en georganiseerd met een bestuur aan het hoofd.
• Erkende Kuurnse vereniging:
  Kuurnse vereniging die op advies van een adviesraad erkend is door het College van Burgemeester en Schepenen.
• Individuele gebruiker:
  Iedere burger of kleine groepjes van burgers (zoals een niet-georganiseerde vriendenkring, familie, …) die niet gebonden is/zijn aan een vereniging of bedrijf.
• Bedrijf:
  Inrichting voor de uitoefening van een bepaalde tak van industrie, handel enz, … met het oog op expliciet winstbejag.
• Commerciële activiteit:
  Activiteit waarvan de opbrengst niet integraal bestemd wordt voor de financiering van de doelstellingen (andere dan winst) of de dagelijkse werking van de gebruiker of een activiteit waarbij gestreefd wordt naar materiële winst voor de leden.
• Privaatgebruik:
  Activiteit die niet openstaat voor het brede publiek, maar zich eerder in de familiale sfeer bevindt (vb. doopfeest, communiefeest, verjaardag, …).
• Fuif:
  een voor iedereen toegankelijk (dans)feest waarbij een DJ voor muziek zorgt en waarbij sfeerverlichting aanwezig kan zijn.
• Werkdag:
  Dag die bestemd is om te werken, niet op feestdagen, zaterdagen en zondagen.
• Week:
  Van maandag 6u tot vrijdag 16u.
• Weekend:
  Van vrijdag 16u tot maandag 6u.
• Gebruik van lange duur:
  Gebruik van de gemeentelijke infrastructuur voor méér dan 3 opéénvolgende dagen. Opbouw- en afbouwtijd zijn hier niet inbegrepen.
• Regelmatig gebruik:
  Het door een gebruiker regelmatig gebruiken van de culturele infrastructuur, waarbij de soort activiteit, het tijdstip (dag en uur) en de locatie steeds dezelfde zijn en vooraf vastliggen.
• Permanent gebruik:
  Het permanent ter beschikking stellen van culturele infrastructuur aan een gebruiker zodat deze de ruimte(s) 24 uur op 24, 7 dagen op 7 kan gebruiken voor diens normale, dagelijkse werking of voor de opslag van diens materiaal.
• Schriftelijk
  Handgeschreven, uitgetikt op de computer, per fax of per e-mail.

Alle mogelijke gebruikers worden geklasseerd onder één van de volgende categorieën:

• Categorie 1 – gemeentebestuur, met inbegrip van de openbare bibliotheek Kuurne, Sociaal Huis, Brandweer en Politiezone VLAS
• Categorie 2 – alle gemeentelijke adviesraden en hun werkgroepen, alle gemeentelijke comités, de inrichtende machten van Kuurnse scholen en vriendenkringen van de gebruikers vermeld in catergorie 1
• Categorie 3 – Kuurnse verenigingen, (inclusief vzw's die geen economische activiteit ontplooien of personeel tewerk stellen)Kuurnse individuele gebruikers die een socio-culturele activiteit met openbaar karakter opzetten,
• Categorie 4 – Alle andere Kuurnse gebruikers (Kuurnse individuele gebruikers die andere dan socio-culturele activiteiten opzetten, bedrijven of vzw’s die personeel tewerkstellen of een economische activiteit ontplooien)  en intercommunales of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waar het gemeentebestuur vennoot of lid van is.
• Categorie 5 - alle niet-Kuurnse gebruikers en gebruikers die niet in één van de hoger beschreven categorieën kunnen ingedeeld worden.

De culturele infrastructuur wordt opgedeeld in basisinfrastructuur en bijkomende infrastructuur.
De basisinfrastructuur is de culturele infrastructuur waar enkel occasioneel gebruik mogelijk is. Tot de basisinfrastructuur behoren de volgende ruimtes:

• alle ruimtes van de zaal ‘Kubox’ (bestaande uit de grote zaal, de kleine zaal (van de geluidspoorten tot aan de sectionaalpoorten van de renbaantribune) en de artiestenruimtes),
• alle ruimtes van de “St.-Pieterszaal” (bestaande uit de grote zaal met podium op de benedenverdieping en de vergaderzaal op de bovenverdieping),
• de “Hoeveschuur”, de “Stallingen”, het “Wagenhuis”, het "wwonhuis" en “Vertelzolder” in de “Hoeve Vandewalle”,
• de vergaderzalen van het oud gemeentehuis, gelegen in de Kerkstraat,
• de buurthuizen (“De Krekel”, “De Wulge”).

De bijkomende infrastructuur is die culturele infrastructuur waar een occasioneel gebruiker geconfronteerd wordt met gebruikers die een lokaal permanent tot hun beschikking hebben. Occasioneel gebruik is in die infrastructuur enkel mogelijk na voorafgaand overleg tussen de occasioneel gebruiker, de evenementencoach
en de permanent gebruiker.
Tot de bijkomende infrastructuur behoren de volgende ruimtes:

• de turn- en eetzalen van alle gemeentescholen,
• de centrale ruimte, lokaal 21 en de keuken van het Jeugdcentrum St.-Michiel,
• het wit heem van het Jeugdheem St.-Pieter.

• de gewenste (ruimte(s) van de) culturele infrastructuur,
• de datum of de periode van de geplande activiteit inclusief de opbouw- en opkuisperiode,
• de soort activiteit,
• in voorkomend geval de naam van de vereniging of bedrijf
• de naam, het adres, het vast en/of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres van de aanvrager (de naam van de hoofdvertegenwoordiger ingeval een activiteit door een vereniging, instelling of bedrijf wordt georganiseerd)
• de datum en het uur waarop men de deuren zal openen, het aanvangsuur en het uur van de ontruiming van de lokalen,
• de wens om de joker, conform artikel 10 § 3 van dit reglement, in te schakelen voor de desbetreffende activiteit,
• vermelding of en waarom men hulp wenst van een door het gemeentebestuur ter beschikking gestelde technicus.

Voorrangsregeling:

• het gebruik van de aangevraagde (ruimte(s) van de) culturele infrastructuur,
• verlichting en verwarming van de ruimte,
• de aangevraagde accommodatie (gebouw en alle inboedel die er standaard aanwezig is) van de ruimte,
• het onderhoud van de gebruikte ruimte,
• een rondleiding door een pesoneelslid van de vrijetijdsdienst. Deze rondleiding wordt vooraf aangevraagd en heeft tot doel de gebruiker te wijzen op alle mogelijkheden die de culturele infrastructuur in kwestie biedt.

• beheert en gebruikt de hem ter beschikking gestelde culturele infrastructuur als een “goede huisvader”, zoals samengevat op de gebruikshandleidingen van iedere ruimte;
• verhuurt de hem ter beschikking gestelde culturele infrastructuur niet verder. Onderverhuring kan aanleiding geven tot vernietiging van het contract;
• kan de culturele infrastructuur enkel in gereedheid brengen of ontruimen op de dagen (en vanaf het aanvangsuur) die volgens het bevestigingsformulier zijn toegestaan;
• kan de sleutel tijdens de openingsuren van de vrijetijdsdienst ophalen en dit ten vroegste de laatste kalenderdag voor de activiteit, waarop de vrijetijdsdienst geopend is voor het publiek. De gebruiker brengt de sleutel ten laatste terug tegen het in overleg met de vrijetijdsdienst vastgestelde tijdstip;
• respecteert steeds het sluitingsuur, zoals vastgelegd in het gemeentelijk politiereglement (in weekends en op feestdagen vastgelegd op 3u.00, en op weekdagen vastgelegd op 1u.00). Wie van het sluitingsuur wil afwijken, vraagt dit aan bij het College van Burgemeester en Schepenen;
• moet de culturele infrastructuur tegen het in overleg met de vrijetijdsdienst vastgestelde uur ontruimen en opkuisen. Het uur is afhankelijk van de activiteit in kwestie, en van de activiteitenkalender;
• dooft bij het ontruimen van de culturele infrastructuur alle lichten, stelt de verwarmingstoestellen weer op het minimum in, en sluit de lokalen slotvast af;
• draagt de auteursrechten wanneer die vereist zijn (SABAM - Rijselstraat 51, Kortrijk: tel: 056/ 21.07.38). Het betreft voornamelijk activiteiten zoals filmvertoningen, toneelopvoeringen en alle feesten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd of die worden opgeluisterd door een orkest of door kunstenaars met een artistiek budget. Het gemeentebestuur heeft voor alle andere soort activiteiten in de culturele basisinfrastructuur een forfaitaire regeling met Sabam afgesloten;
• ziet er op toe dat het algemeen rookverbod binnen de culturele infrastructuur nageleefd wordt;
• ziet er op toe dat de leeftijdsgrens i.v.m. alcoholgebruik nageleefd wordt;
• houdt eraan in voorkomend geval de machtiging voor het schenken van sterke dranken, aan te vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Deze aanvraag wordt ingediend bij de vrijetijdsdienst;
• is gehouden dranken (bieren, frisdranken en wijn) af te nemen in de basisinfrastructuur (met uitzondering van de buurthuizen en het woonhuis of vertelzolder wanneer deze laatste afzonderlijk verhuurd worden). Koffie valt buiten deze afnameplicht maar is wel op aanvraag te verkrijgen
• plaatst in dat geval een bestelling van dranken (bieren, frisdranken, koffie of wijn) bij de vrijetijdsdienst uiterlijk 14 dagen voor de activiteit, zodat de stock voldoende op voorhand kan aangevuld worden;
• bezorgt bij grote risico-evenementen (o.m. fuiven en optredens met staand publiek) de inlichtingenfiche met opstellingsplan en programma van het evenement in kwestie volledig ingevuld aan de Politie de vrijetijdsdienst terug.

• de gebruikerscapaciteiten te respecteren (zie bijlage);
• nooit de noodverlichting uit te schakelen;
• de nooduitgangen en toegangswegen vrij te houden;
• de blusapparaten vlot bereikbaar te houden;
• herbruikbare bekers te gebruiken bij fuiven en grote evenementen.

• gasflessen, ontplofbare of ontvlambare produkten te gebruiken of binnen te brengen;
• open vuur te gebruiken. Onder open vuur wordt verstaan: gasvuur, kachels, brandend hout, vuurspektakel, vuurwerk, fakkels, gebruik van pyrotechnische producten, …;
• plastiek te gebruiken om bv ramen te verduisteren;
• materialen te plaatsen onder de schuifwanden in de zaal ‘Kubox’. Er moet een veiligheidszone van minstens 20cm worden geëerbiedigd;
• producten te gebruiken waardoor er risico kan ontstaan voor de veiligheid van de bezoekers of waarbij er een risico bestaat dat er schade wordt veroorzaakt aan de infrastructuur (bv. glazen op fuiven of grote evenementen, schuim, zout, sneeuw, …);
• wegwerpbekers te gebruiken.

• de culturele infrastructuur te gebruiken voor private doeleinden.
• in de zaalomgeving leurders e.d. toe te laten. De toelating tot het leuren (o.m. frietkramen, braadworsten,…) moet door de leurder zelf worden aangevraagd bij het gemeentebestuur en wordt enkel toegestaan mits instemming van de gebruiker;
• in die culturele infrastructuur waar de gebruiker gehouden is drank af te nemen, andere bieren, frisdranken of wijn te verkopen en te verbruiken dan deze voorzien op de tarievenlijst in het algemeen retributiereglement;
• ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Ze mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden;
• publiciteitsaffiches uit te hangen of aan te plakken op andere plaatsen in de culturele infrastructuur dan deze waar affichagemogelijkheden voorzien zijn;
• bijkomende bewegwijzering aan te brengen;
• aanwezig te zijn in de technische lokalen om andere dan dienstredenen;
• deuren, ramen en rolluiken open te laten gedurende een activiteit die voor geluidshinder kan zorgen;
• de aanwezige inboedel elders dan in de daarvoor bestemde culturele infrastructuur te gebruiken.

Verzekeringen:
Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke culturele infrastructuur een brandverzekeringspolis afgesloten die schade door brand, water, diefstal, en vandalisme, beschadigingen aan de vloer en accidentele schade dekt. In deze polis doet het gemeentebestuur afstand van verhaal ten aanzien van de inrichters. Als gebruiker hoef je dus geen eigen brandverzekering af te sluiten.
De gebruikers zijn ertoe gehouden een verzekering “burgerlijke aansprakelijkheid” af te sluiten en een kopie van de polis op voorhand te bezorgen aan de vrijetijdsdienst en uiterlijk bij het ophalen van de sleutel.
We raden de gebruikers aan de volgende verzekeringen af te sluiten:

• een verzekering “brand- en waterschade” voor materialen die niet toebehoren aan de gemeente,
• bij een tentoonstelling een verzekering “alle risico’s van diefstal, brand en beschadigingen” van de tentoongestelde werken, met een verzekering van nagel tot nagel.

Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen te wijten aan de activiteit van de
gebruiker.

De gebruiker moet de hem ter beschikking gestelde culturele infrastructuur en de onmiddellijke omgeving ervan in vrije, nette en gebruiksklare staat achterlaten. De gebruiker heeft, voor zover van toepassing, bij het opkuisen specifiek en minimaal oog voor de volgende opkuisregels:

• De gebruiker verwijdert alle eigen en alle extern gehuurde materialen uit de ruimtes (met uitzondering van het gemeentelijk niet audiovisuele materiaal);
• Glazen moeten met afwasmiddel afgewassen, afgedroogd en per soort teruggezet worden;
• Schenkborden moeten geledigd, afgewassen en afgedroogd te zijn;
• De bar met inbegrip van toog en afwastafels moeten afgewassen en afgedroogd worden;
• De koelkasten moeten geledigd worden;
• Lege flesjes moeten gesorteerd en in de overeenkomstige bakken geplaatst worden;
• Lege bakken worden op de voorziene stallingsplaats verzameld;
• Bevuilde tafels en stoelen moeten afgewassen en afgedroogd worden;
• Aangebrachte affiches en promomateriaal moeten na de activiteit verwijderd worden;
• Alle meubilair (tafels, stoelen, …) moet op de voorziene stallingsplaats teruggeplaatst worden;
• De gebruikte culturele infrastructuur (alle ruimtes, met inbegrip van gangen en sanitair) moet geveegd worden. Vegen betekent hier minimaal alle afval (bekers, papiersnippers, chips, gebroken glas, …) verwijderen; Alle elektrische apparaten (verlichting, muziekinstallatie, percolator…) moeten uitgeschakeld zijn;
• De onmiddellijke omgeving van de zaal moet gecontroleerd en opgeruimd worden. Dit betekent dat feestmateriaal als nadars, herassen, … op de daartoe voorziene stallingsplaats teruggezet worden, en dat alle vuilnis verwijderd wordt.
• De gebruiker houdt er aan de sorteerregels te respecteren en het afval gescheiden te verzamelen. De gebruiker voorziet zelf in ‘recipiënten voor met huishoudelijk afval vergelijkbaar bedrijfsafval (restafval)’ en recipiënten voor PMD (respectievelijk oranje en blauwe vuilniszakken) en zetten deze na de activiteit op de aangeduide verzamelplaats. Deze recipiënten kunnen aangekocht worden bij de vrijetijdsdienst tegen de prijs vastgelegd in het algemeen gemeentelijk retributiereglement;
• De gebruiker poetst (dweilen en indien nodig schuren) steeds de tooginrichting en sanitair. Daartoe wordt voldoende en aangepast kuismateriaal ter beschikking gesteld.
  De gebruikers die fuiven, optredens met staand publiek, of andere grote evenementen opzetten, poetsen (dweilen en indien nodig schuren) eveneens de vloeren van de zaal, inkomhal en gangen.
  Het is verboden om de muurhaspels te gebruiken om de vloeren en/of muren te reinigen of nat te maken
• De gebruiker respecteert tenslotte de specifieke opkuisregels die in de respectievelijke gebruikshandleidingen vermeld zijn;

De (ruimte van de) culturele infrastructuur wordt verhuurd in de toestand waarin ze zich bevindt op het ogenblik van de terbeschikkingstelling. Principieel wordt de culturele infrastructuur proper en volledig functioneel ter beschikking gesteld. Omdat een aantal gebreken niet meteen opgelost kunnen worden, wordt aan de gebruiker bij het afhalen van de sleutels een schadestaat ter informatie voorgelegd. De schadestaat wordt zowel door de gebruiker als de evenementencoach ondertekend ter bevestiging van de wederzijdse
kennisname van de staat van de zaal.
Elke schade of defect aan de culturele infrastructuur, of elke schade, defect of verlies van de roerende goederen, toegekend aan de culturele infrastructuur in kwestie, wordt onmiddellijk en uiterlijk bij de opname van de schadestaat na de activiteit, meegedeeld aan de evenementencoach. Schade of verlies ontstaan door eigen onvoorzichtigheid, wordt verhaald op de gebruiker.

Het gemeentebestuur kan te allen tijde het gebruik van de culturele infrastructuur controleren. De gebruiker is ertoe gehouden om 2 personen van het gemeentebestuur gratis op de activiteit toe te laten, zodat zij de controle ter plaatse naar behoren kunnen uitvoeren.
Bij niet naleving van de voorschriften bepaald in dit reglement, heeft het College, op advies van het Beheersorgaan, het recht om de gebruiker de culturele infrastructuur voor het organiseren van gelijkaardige activiteiten te ontzeggen voor maximum 1 jaar.
De controle van de opkuis van de culturele infrastructuur en de opname van de schadestaat gebeurt door de vrijetijdsdienst of een andere door het beheersorgaan aangestelde persoon in aanwezigheid van de gebruiker vlak na de activiteit. Wanneer de opkuis niet naar behoren is gebeurd, wordt (een deel van de) waarborg ingehouden zoals verder bepaald in artikel 12 van dit reglement.